Pengelolaan surat yang dilakukan secara manual kerap menimbulkan beberapa permasalahan dalam penyimpanan data dan pencarian surat. Setiap instansi atau lembaga menjadikan Arsip sebagai salah satu sumber data yang menjadi informasi penting dalam proses administrasi dan manajemen. Hal ini mempertegas kebutuhan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dan dapat diakses secara daring agar proses penyimpanan data dan dokumen surat bisa dilakukan dengan efisien dan mudah. Sistem informasi arsip surat ini bertujuan mengubah cara penyimpanan surat dengan cara mengurangi penggunaan kertas (paperless).

Metode Pengembangan pada pembangunan sistem ini adalah metode Prototype. Pembangunan sistem ini menggunakan bahasa pemrograman php berdampingan dengan database mysql. Akun pengguna sistem dibagi menjadi dua yaitu Administrator dan Guest, pembagian ini tergantung pada akses yang dapat dilakukan pengguna pada data surat.

Sistem ini memudahkan Warga Desa untuk mengetahui dan menyampaikan surat surat yang diterimanya lewat Layanan Mandiri Desa. Sistem ini menyediakan layanan pengarsipan yang mudah dilihat dan dikontrol oleh Sekretaris Desa. Penataan data surat tersusun rapi dan waktu yang digunakan lebih singkat. Sistem berbasis web ini menjadikan arsip surat aman dan terjaga serta dapat diakses kapan saja. Tujuan pembuatan aplikasi ini untuk membuat suatu sistem informasi yang mengolah data arsip surat sehingga lebih mudah dalam penggunaannya.